Raadsvoorstel toekomstige huisvesting raadzaal: voorkeur Bibliotheek van Noordwijkerhout.

in het gemeentehuis van Noordwijk en 3 - de uitbreiding en nieuwbouw van een raadzaal (met appartementen) op de plek van de ‘oude’ raadzaal van Noordwijk, inclusief ondergrondse parkeermogelijkheid (uitwerking visie “De Kern Gezond”). De werkgroep borduurt voort op het werk van de fusiewerkgroep huisvesting.

De gehanteerde uitgangspunten en criteria zijn gebruikt als basis en waar nodig geactualiseerd naar de nieuwe situatie. Zo is inmiddels bekend dat het gemeentebestuur niet voornemens is een nieuw gemeentehuis te bouwen. De nieuwe locatie wordt dan ook niet langer als een tijdelijke, maar permanente locatie gezien. Op basis van de scores op de uitgangspunten, planning en kosten is vervolgens een voorkeursvolgorde vastgesteld, die voortvloeit uit de uitkomsten van de Quickscan.

Aanleiding:
In 2017 heeft de voormalige werkgroep Huisvesting de opdracht gekregen om een advies uit te brengen over de vergaderfaciliteiten van de raad, waaronder de raadzaal. Het bureau RPS heeft een onderzoek uitgevoerd naar de diverse mogelijkheden voor tijdelijke huisvesting, waarbij rekening is gehouden met zaken als de vergaderopstelling en werkwijze, de afschrijvingstermijn, de uitbreiding van het aantal raadsleden en wijze van faciliteren van het publiek.

Er zijn toen vijf locaties onderzocht, waarvan de Duinpan en de bibliotheek in Noordwijkerhout de voorkeur genoten. Het advies van de werkgroep luidde: “De kosten en met name het niet tijdig kunnen beschikken over de bibliotheekruimte, maken dat de raadswerkgroep Huisvesting voorstelt om De Duinpan aan te wijzen als locatie voor tijdelijke raadzaal.” 

Tegelijk met het aanwijzen van de Duinpan als tijdelijke vergaderlocatie, is de wens uitgesproken om zo snel mogelijk na de fusie het werk van de werkgroep voort te zetten en te zoeken naar een permanente vergaderlocatie. De nieuwe werkgroep Huisvesting bestaat uit de leden Janson (voorzitter), Gutlich, Van Kouwen, Meiland en Brink. Vanuit het college zijn de wethouders Ter Hark en Van den Berg aangesloten. De werkgroep wordt verder ambtelijk bijgestaan door de griffier en gemeentesecretaris.

Wat willen we bereiken? (Beoogd effect)
Een keuze voor de locatie van een nieuwe, goed geëquipeerde raadzaal.

Wat gaan we daarvoor doen? (Oplossingsrichtingen/maatregelen)
De werkgroep heeft een Quickscan laten uitvoeren, waar een voorkeursoptie uit is gekomen. De werkgroep werkt voort op het werk van de fusiewerkgroep. Als eerste zijn de gehanteerde criteria en uitgangspunten uit het voortraject beoordeeld en geactualiseerd.

Zo is nu bekend dat de gemeentehuizen voorlopig in gebruik blijven, wat het logisch maakte om niet meer uit te wijken naar een externe locatie. Ook is het criterium ‘ruimtelijke ordening’ toegevoegd. Vervolgens zijn naast de bibliotheekoptie nog twee andere opties ingebracht:
- De overkapping van de binnenplaats van het gemeentehuis van Noordwijk (Optie “Binnenplaats Noordwijk”).
- Een uitwerking van de visie “De Kern Gezond”, waarbij de oude raadzaal van Noordwijk wordt vervangen door een nieuwe, in combinatie met appartementen en ondergronds parkeren (Optie “Nieuwe raadzaal Noordwijk”).

De drie opties zijn vergeleken aan de hand van een Quick-scan. De bibliotheekoptie was reeds verder uitgewerkt als gevolg van het voortraject. Om te komen tot een voorkeursvariant is gekeken naar de volgende elementen:
* De mate waarin wordt voldaan aan de vastgestelde uitgangspunten en criteria;
* De doorlooptijd;
* Kosten.

De Quick-scan laat zien dat de optie Bibliotheek Noordwijkerhout als eerste voorkeursoptie naar voren komt. Alle drie de opties voldoen aan de geformuleerde uitgangspunten. Wat betreft de criteria en de doorlooptijd, scoort de optie Bibliotheek Noordwijkerhout het beste. De optie Binnenplaats Noordwijk scoort het beste op totale kosten. De optie Nieuwe raadzaal Noordwijk scoort op alle drie de elementen als laatste.

Wat zijn de risico’s en kanttekeningen:
Er is een aantal risico’s en kanttekeningen:
- De optie bibliotheek Noordwijkerhout omvat de kosten voor de verbouwing van de raadzaal en de investerings- en (aanvullende) exploitatiekosten voor de nieuwe huisvesting van de bibliotheek. Welke kosten op termijn mogelijk sowieso gemaakt zouden zijn als onderdeel van evt. toekomstig cultuurbeleid, is nu niet aan te geven.
- Verplaatsing van de bibliotheek is afhankelijk van de beschikbaarheid van locaties.
- De optie nieuwe raadzaal Noordwijk is feitelijk een vastgoedproject en complexer van aard als gevolg van onder meer het grotere aantal partijen dat hierbij betrokken is en de vergunning/ruimtelijke ordeningsprocedures die doorlopen moeten worden. De kans op vertraging in het project is hier groter dan bij de andere opties.
- Het programma van eisen vormt het kader voor de opdracht aan het college. Aanpassingen kunnen gevolgen hebben voor budget en planning. Zeker na gunning van de werken is de ruimte voor aanpassingen zeer beperkt. De mogelijkheid van aanpassingen door de raad zijn vanaf dat moment eveneens zeer beperkt.

Wat mag het kosten? (Financiële paragraaf)
De volledige financiële bijlagen liggen voor de raad ter inzage bij de griffie. Bepaalde bedragen zijn niet openbaar gemaakt op grond van art. 10 lid 2b Wet Openbaarheid Bestuur (Wob): het verstrekken van informatie blijft achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de economische en financiële belangen van (in dit geval) de gemeente. De gemeenteraad dient in dat geval conform artikel 25 lid 1, van de Gemeentewet geheimhouding op te leggen. Het structureel beschikbare begrotingssaldo bedraagt na dit besluit € 148.019,-

De gemeenteraad dient:
a. Een budget van € 866.250 te voteren ten behoeve van de verbouwing en inrichting van de huidige bibliotheek tot raadzaal en de kapitaallasten van € 39.113,- te dekken uit de reserve nieuwe investeringen.
b. In te stemmen met de aankoop van een nog te bepalen pand in de Dorpsstraat voor een bedrag van maximaal € xxx,-.
c. Een budget van € 288.750,- beschikbaar stellen voor verbouwing van dit aan te kopen pand en verhuizing van de bibliotheek.
d. De kapitaallasten van € 34.163,- voor de onderdelen b en c te dekken uit de reserve nieuwe investeringen.
e. De structurele extra exploitatielasten van € 42.000,- te dekken uit het begrotingssaldo.

Betrokken partijen/participatie:
De bibliotheek is gepolst of zij een andere locatie in het centrum van Noordwijkerhout wensen. Dat is het geval.

Communicatie:
Dit betreft een voorfase van het project.

Verdere procedure:
Na vaststelling van dit raadsvoorstel, kan het college aan de slag met de uitvoering. De uitgangspunten en criteria zoals verwoord in de Quick-scan vormen het kader. Vanuit de raad wordt de werkgroep Huisvesting omgevormd tot een klankbordgroep. De klankbordgroep vertegenwoordigt de raad en de gebruikerswensen bij de verdere uitwerking en wordt onder meer betrokken bij de uitwerking van het programma van eisen.

Behandeling onderwerp:
Dinsdagavond 12 november zal het onderwerp behandeld gaan worden in het rondetafelgesprek in de raadzaal van het (voormalige) gemeentehuis Noordwijkerhout. Vervolgens zal er in de gemeenteraadsvergadering van 19 november een besluit genomen worden.