Datum: 23-01-2022 - 18:38

28
jan
'21
College geeft uitvoering aan motie: publieksbalie in Noordwijkerhout na coronatijd weer open. (na 6 maanden volgt evaluatie)
Geschreven door Redactie BON > Gidie Vogels

College geeft uitvoering aan motie: publieksbalie in Noordwijkerhout na coronatijd weer open. (update)

Tijdens de vergadering van 27 oktober 2020 heeft de gemeenteraad de motie "over het behouden van de publieksbalie in Noordwijkerhout" aangenomen. Met deze motie verzoekt de raad het college om: Het volledige pakket aan gemeentelijke diensten aan te bieden vanuit het gemeentekantoor in Noordwijkerhout of een andere toegankelijke locatie in Noordwijkerhout...

op een aantal dagdelen (bijvoorbeeld twee ochtenden en een avond). Inwoners actief te informeren over de gemeentelijke dienstverlening vanuit het gemeentehuis of gemeenteloket in Noordwijkerhout. Dat de gemeenteraad binnen een half jaar een update ontvangt waarin per bovenstaand punt de raad wordt geïnformeerd wat de status is.

Middels een brief brengt het college de raad graag op de hoogte van de uitvoering van deze motie en lichten zij toe waarom het college heeft besloten uitvoering te geven aan de motie nadat de verruiming van de coronamaatregelen vanuit het Rijk hiertoe gelegenheid biedt.

Uitvoering motie na afschaling corona maatregelen.
De servicebalie in Noordwijkerhout (gevestigd in het gezondheidscentrum aan de Via Antiqua > zie foto) is op 16 maart 2020 gesloten vanwege het coronavirus. Dit besluit van de Taskforce Corona is genomen omdat de ruimte waar de servicebalie is geplaatst zeer klein is. Het is hierdoor o.a. niet mogelijk aan de 1,5 meter regel te voldoen.

Ook aanvullende hygiëneregels kunnen niet op de juiste wijze in acht worden genomen. Zo is bijvoorbeeld de ruimte niet op juiste wijze te ventileren en de wachtruimte niet coronaproof (te maken). Hierdoor neemt het risico op besmetting toe.

De opening van de servicebalie in Noordwijkerhout vraagt extra inzet van gespecialiseerde medewerkers. De continuïteit van de dienstverlening komt door de inzet van capaciteit bij de servicebalie onder druk. Dit achten wij niet verantwoord omdat burgerzaken valt onder de noodzakelijk overheidsprocessen.

(Tijdelijke) verplaatsing niet mogelijk zonder grote investeringen
Er is onderzocht of de servicebalie tijdelijk verplaatst kan worden naar de receptie van het gemeentehuis in Noordwijkerhout. Dit is niet mogelijk vanwege vereiste aanpassingen die grote investeringen meebrengen. Mede vanwege deze afweging is tijdens de fusie al gekozen voor de huidige locatie. De overwegingen hierbij zijn als volgt:
* Het betreft een hoge balie, mindervaliden, kleinere mensen en kinderen kunnen niet op een goede manier geholpen worden. Hiervoor moeten voorzieningen getroffen worden.
* De receptiebalie heeft een verlaagd werkblad voor de medewerker, dit is vanwege veiligheid, privacy, en werkbaarheid niet wenselijk. Ook de reikhoogte en reikwijdte zijn te groot. Voor al deze punten zijn voorwaarden in de Arborichtlijnen opgenomen.
* De paspoortuitvoeringsregeling (PUN) stelt eisen aan de fysieke beveiliging van de ruimte waar de aanvraagapparatuur staat. De apparatuur moet altijd onder toezicht staan van een bevoegd medewerker. Als dat niet het geval is moet de ruimte voor onbevoegden onbereikbaar, afgesloten en beveiligd zijn. De ruimte waar de balie is geplaatst wordt voor meerdere doeleinden gebruikt en is het grootste deel van de tijd onbemand. Dit betekent dat zodra de burgerzakenmedewerker niet aanwezig is (het deel van) de balie waar de aanvraagapparatuur staat van alle kanten afgesloten en beveiligd moet zijn om onbevoegde toegang te voorkomen. Hiervoor moeten voorzieningen worden getroffen.
* In de hal komen ook bezoekers voor de bibliotheek en voor de politie. De privacy aan de balie is onvoldoende. Ook hiervoor moeten maatregelen worden genomen.

Evaluatie na 6 maanden
Indien de verruiming van de coronamaatregelen daarvoor gelegenheid biedt, gaan we over tot een tijdelijke heropening van de balie bij de Via Antiqua in Noordwijkerhout (zie foto). Dit zal aanvankelijk plaatsvinden voor een periode van zes maanden. De openingstijden van deze balie worden nader bepaald. Openstelling vindt in ieder geval plaats op twee niet aaneengesloten dagdelen.

Na een half jaar wordt de opening van de servicebalie in Noordwijkerhout geëvalueerd. Deze evaluatie zal vooral betrekking hebben op de uitgangspunten die ten grondslag hebben gelegen aan het eerdere besluit om tot sluiting van de balie in Noordwijkerhout over te gaan. Voor de goede orde worden de argumenten nog even kort aangestipt:
* De bezoekersaantallen zijn laag en lopen terug;
* Voor inwoners die niet naar het gemeentehuis of servicebalie kunnen komen vanwege gezondheidsredenen is een bezoek aan huis mogelijk;
* Door de dienstverlening en capaciteit op één locatie te organiseren, neemt de kwaliteit van de dienstverlening en de efficiency toe;
* Voor de kwetsbare groepen (Wmo loket, zorgvragen, inkomensondersteuning) blijft de dienstverlening in Noordwijkerhout behouden en wordt zelfs iets uitgebreid (georganiseerd in het project integrale toegang);

Het college informeert de raad uiteraard over deze evaluatie. Zij hebben ervoor gekozen om de toekomstige openstelling voor een half jaar op te vangen binnen de huidige formatie. Dit kan wel tot gevolg hebben dat bij ziekte of verzuim tot sluiting van één van de twee balies in Noordwijk moet worden overgegaan met toenemende wachttijden tot gevolg.

Ook is het niet mogelijk om zonder grote investeringen alle producten en diensten aan te bieden in de servicebalie in Noordwijkerhout. De dienstverlening is daardoor beperkt tot de meest essentiële producten en diensten. Hiermee verwachten overigens meer dan 80% van de vragen te kunnen afhandelen. Hieronder geven wij kort aan waarom niet alle diensten kunnen worden aangeboden:
* Er is onvoldoende ruimte om een backoffice te realiseren op de huidige locatie in Noordwijkerhout en er zijn wettelijke beperkingen op het gebied van het plaatsen van de benodigde apparatuur voor reisdocumenten.
* Al eerder in deze brief is aangegeven dat verplaatsing naar het voormalige gemeentehuis in Noordwijkerhout niet mogelijk is zonder grote investeringen. Er zal immers ook een beveiligde backofficeruimte gerealiseerd moeten worden en er zal extra apparatuur moeten worden aangeschaft voor de aanvraag van reisdocumenten en echtheidscontrole van buitenlandse documenten.
* Het uitvoeren van alle werkzaamheden vraagt extra formatie van gespecialiseerde medewerkers en er dient een bepaalde mate van functiescheiding te worden toegepast. Er moeten hierdoor ook meerdere medewerkers aanwezig zijn en medewerkers aanwezig zijn op dagen dat de servicebalie gesloten is.

Geen avondopenstelling
Tijdens het experiment wordt in Noordwijkerhout geen avondopenstelling gerealiseerd. Een eventuele extra avondopenstelling kan beter plaatsvinden bij de publieksbalie in Noordwijk. In Noordwijk kan een breder palet aan producten en diensten worden geboden, waarmee een groter doelgroep wordt bediend. Hierbij wordt opgemerkt dat er vooralsnog geen besluit is genomen voor een extra avondopenstelling in Noordwijk. Dit is nog onderwerp van onderzoek.

Informeren inwoners
Zodra de servicebalie weer geopend wordt, worden inwoners geïnformeerd via de gebruikelijke kanalen. Denk aan social media, de website van de gemeente en de gemeentepagina in de krant. Als inwoners digitaal een afspraak maken kunnen zij ook direct zien dat er een servicebalie in Noordwijkerhout gekozen kan worden.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders van Noordwijk